Bien que techniquement, un grand livre général semble être assez simple par rapport à d’autres processus, dans les grandes organisations, le grand livre général doit fournir de nombreuses fonctionnalités et il devient considérablement plus grand et complexe. Les organisations commerciales modernes sont complexes, gèrent plusieurs gammes de produits et de services, s’appuient sur un grand nombre d’entités juridiques enregistrées et ont des besoins de reporting variés.
Ces complexités créent un besoin pour des systèmes de grand livre général avancés offrant de nouvelles fonctionnalités. Comprenons quelques moteurs de cette complexité.
1. Logiciel spécialisé
Pour les grandes organisations, le grand livre général est hébergé sur un système informatisé, intégré à plusieurs sous-livres et aux anciens grands livres généraux. Pour la plupart, l’écriture au journal est automatisée et introduite dans le grand livre général via un processus d’importation complexe. GL est l’épine dorsale de tout logiciel de planification des ressources d’entreprise (ERP) et le grand livre général stocke les transactions dans une base de données partagée avec d’autres processus gérés via l’ERP. Dans de tels cas, un GL fournit les informations suivantes :
- Plan comptable du grand livre
- Administration de la structure de reporting/consolidation de la base de données du grand livre
- Préparation et enregistrement des écritures de journal
- Suivi du processus de clôture au niveau des unités et de l’entreprise
- Examen et analyse des balances comptables au niveau des comptes et des unités
- Etablissement de la balance comptable consolidée de l’entreprise
- Génération et distribution des rapports financiers mensuels du système
- Rapprochement des comptes du bilan et des relevés bancaires associés
- Préparation des entrées d’élimination
- Finalisation des états consolidés mensuels
- Calcul et consolidation des informations sur les types de dépenses (ventes, dépenses générales et administratives/coût des ventes)
- Maintien des pools de répartition des frais généraux d’entreprise / de groupe et des taux connexes
- Prise en charge manuelle de la conservation/archivage des dossiers et de l’audit spécifique à la comptabilité générale.
2. Multitude de livres auxiliaires
Pour toute entreprise qui a un grand nombre de transactions, mettre tous les détails dans le grand livre n’est pas faisable. Par conséquent, il doit être pris en charge par un ou plusieurs livres auxiliaires qui fournissent des détails sur les comptes du grand livre. Considérez n’importe quel compte dans un grand livre général, tel que les comptes fournisseurs. Peut-être voulez-vous savoir combien d’argent vous devez actuellement à chacun de vos fournisseurs et cette information est très importante pour vous permettre de gérer votre relation avec ce fournisseur et de vous assurer que vous ne payez que pour ce que vous avez acheté et reçu. Si vous n’avez qu’un ou deux fournisseurs, il est facilement possible de compiler ces informations directement dans le grand livre en ouvrant deux comptes naturels au nom des fournisseurs. Mais que se passe-t-il si vous avez des centaines voire des milliers de fournisseurs ? Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être créer des livres subsidiaires pour les comptes fournisseurs qui saisiront les détails complets au niveau principal et transactionnel pour chacun de vos fournisseurs. De cette façon, vous pouvez enregistrer les détails des transactions impliquant chaque fournisseur dans le livre auxiliaire correspondant, puis transférer les totaux dans un compte de contrôle dans le grand livre.
3. Structure organisationnelle complexe
Les organisations commerciales modernes exploitent plusieurs gammes de produits et de services, opèrent à l’échelle mondiale, exploitent un grand nombre d’entités juridiques enregistrées et opèrent à travers des relations matricielles complexes. Pour rester compétitives dans l’environnement commercial mondial actuel, elles doivent souvent développer des structures organisationnelles très diverses et complexes qui traversent les frontières internationales. Ces complexités créent un besoin de processus opérationnels et d’assistance avancés pour stimuler l’efficacité et l’efficience à l’échelle de l’organisation et atteindre les objectifs commerciaux. Cela oblige les entreprises à créer un large éventail de filiales, d’entités juridiques, d’organisations et de processus comptables pour assurer un flux d’affaires fluide et rentable. Les considérations fiscales ont également un impact sur la façon dont les entreprises construisent ces structures juridiques complexes. Le grand livre doit être structuré de manière à répondre aux besoins de reporting de chaque unité, département et organisme de réglementation de cette structure complexe.
Il doit collecter et traiter les données de ces multiples unités et fournir une vue consolidée de l’entreprise aux actionnaires et à la direction.
4. Systèmes hérités
Les fusions et acquisitions (M&A) sont la nouvelle norme pour les grandes entreprises, stimulant l’innovation et la croissance. La capacité à réussir l’intégration ou la cession d’entreprises est une source majeure d’avantage concurrentiel. Il y a un manque de flexibilité pour intégrer les fusions et acquisitions. Toutes ces opérations sur titres apportent une complexité supplémentaire du point de vue du grand livre. Les données héritées doivent être transférées vers le système d’organigramme des comptes et les politiques comptables. Des systèmes doivent être mis en place pour collecter et transformer ces données de manière continue jusqu’à ce que la migration vers le grand livre de l’entreprise soit effectuée.
5. Plusieurs plans de comptes
Dans ces grandes entreprises, différentes unités commerciales au sein de l’entreprise ont différents COA et différentes priorités de reporting et les rapports standard ne produisent pas les informations dont l’organisation a besoin pour gérer correctement l’entreprise ou répondre aux besoins fiscaux et/ou réglementaires. La complexité découle également du fait que les comptes ne sont pas utilisés de manière cohérente dans l’ensemble de l’organisation, ce qui réduit l’efficacité du reporting et de la consolidation.
6. Exigences en matière de devises et de devises complexes
Pour les entreprises internationales ayant des volumes importants de transactions transfrontalières, la gestion du risque de change est une tâche essentielle pour le service de trésorerie. Certaines entreprises ont des besoins variés et très complexes en matière de gestion des changes, soit parce qu’elles ont des volumes de transactions plus importants, soit parce qu’elles travaillent avec un plus grand nombre de devises. Dans ces cas, leur grand livre général devient très complexe car il doit gérer divers processus tels que l’enregistrement multidevise, la conversion, la conversion et la réévaluation. Certaines entreprises procèdent également au nivellement et au balayage des devises pour gérer les risques de couverture.
7. Évolution du paysage réglementaire
Le paysage réglementaire mondial subit un changement fondamental. Dans les années qui ont suivi la crise financière de 2007/08, les régulateurs du monde entier se sont concentrés sur un programme de surveillance plus robuste des entreprises de services financiers. Le poids de la nouvelle législation réglementaire des régulateurs, couplé aux différents risques auxquels les entreprises sont exposées, signifie que les entreprises doivent s’assurer que leurs grands livres généraux sont mis à jour et suffisamment flexibles pour fournir les données nécessaires pour que ces participants changeants soient tenus de s’adapter et d’évoluer pour faire face aux évolutions réglementaires et technologiques.
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Date de création Lundi 30 novembre -0001 Affichages 12298
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