Dans cet article, nous expliquerons le flux de traitement général des journaux du grand livre, de la saisie des journaux à l’exécution des rapports financiers finaux. Comprendre le flux de processus générique du grand livre tel qu’il se produit dans les systèmes ERP automatisés. Le cycle comptable explique le flux de conversion des données comptables brutes en informations financières, tandis que le flux de processus du grand livre général explique comment les journaux circulent dans le système.
Le flux de processus GL est un processus en cinq étapes allant de l’enregistrement des transactions dans le système à l’exécution finale des rapports contenant des données financières hors du système. L’entrée pour GL Process Flow est les données comptables brutes et la sortie est les rapports comptables qui peuvent être utilisés pour fournir différents niveaux d’informations financières.
Les étapes du flux de processus du grand livre sont :
- Étape 1. Créer un journal ou importer un journal à partir d’un sous-livre
- Étape 2 : Examiner les journaux
- Étape 3 : Approuver les journaux
- Étape 4 : affichage des journaux
- Étape 5 : Exécuter des rapports financiers
Étape 1 : Créer un journal ou importer un journal à partir d’un sous-livre :
Les journaux comptables peuvent être créés directement dans General Ledger. Ils peuvent également être créés dans des livres auxiliaires et peuvent ensuite être importés dans General Ledger. Dans la leçon précédente, nous avons vu quelques exemples de grands livres auxiliaires couramment utilisés. Les entreprises utilisent largement des modules tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs, les stocks, les actifs, les projets et les livres auxiliaires de gestion de trésorerie. Les données créées dans ces sous-systèmes doivent être importées dans le grand livre pour un traitement ultérieur. Les lignes comptables des sous-livres peuvent être importées sous forme résumée ou sous forme détaillée.
General Ledger permet également aux utilisateurs d’ajouter directement des transactions dans le GL. Dans ce cas, vous devez suivre les principes comptables et les étapes expliquées dans le processus comptable. À ce stade, les journaux sont entrés dans le système et disponibles pour un traitement ultérieur, mais ils n’ont pas encore eu d’incidence sur les soldes des comptes du grand livre.
Étape 2 : Examiner les revues :
Une fois que le journal est disponible dans le système de grand livre, vous pouvez interroger les journaux qui ont été créés. Lors de la révision du journal, vous pouvez apporter des modifications/corrections si nécessaire.
Vous devrez peut-être apporter des ajustements aux journaux provenant d’autres sources si vous souhaitez modifier les comptes ou les montants provenant des sous-systèmes. La fonctionnalité de révision donne la possibilité d’interroger les revues en fonction de différents paramètres et également d’apporter des modifications si nécessaire.
Étape 3 : Approuver les journaux :
La prudence comptable exige que toutes les transactions financières soient examinées par une personne autre que la personne qui crée la transaction. L’approbation garantit la validité et l’exactitude de la transaction. La séparation du concept des tâches exige que la responsabilité des opérations connexes soit répartie entre deux personnes ou plus. Cela réduit les risques d’erreurs et de fraudes.
Au cours de cette étape, le système validera le lot de journaux, déterminera si une approbation est requise et soumettra le lot aux approbateurs (si nécessaire), puis notifiera les personnes appropriées des résultats de l’approbation. Des notifications par e-mail peuvent être envoyées aux approbateurs à l’aide du système et ils peuvent examiner et approuver les journaux. Cette étape est généralement facultative et de nombreuses organisations sautent cette étape en mettant des contrôles supplémentaires dans le processus. Si cette fonctionnalité est activée, le journal ne peut pas être publié tant qu’il n’a pas été approuvé.
Étape 4 : affichage des journaux :
Une caractéristique importante du grand livre général est la colonne “Solde”, qui conserve un solde courant pour chacun des comptes liés aux transactions en cours. Les données transactionnelles capturées via les journaux dans les étapes précédentes sont transférées périodiquement dans les colonnes du grand livre. La comptabilisation des journaux est un processus de mise à jour de la base de données avec les montants.
Le volume de transactions effectuées par une entreprise indiquera la fréquence de publication. Une entreprise plus occupée peut publier quotidiennement, tandis que d’autres entreprises peuvent publier hebdomadairement ou mensuellement. Des écritures périodiques sont nécessaires pour s’assurer que les soldes des comptes sont à jour, afin que l’entreprise dispose des informations financières à jour dont elle a besoin pour prendre des décisions rapides. Toutes les transactions doivent être enregistrées dans le grand livre à la fin d’une période comptable. Une fois les journaux publiés, les utilisateurs peuvent rechercher les soldes de compte mis à jour à l’aide des fonctions de recherche de compte.
Soldes des journaux mis à jour : le processus de validation met à jour les soldes des journaux. Vous pouvez vous renseigner sur les soldes des comptes dans le grand livre pour toutes les transactions comptabilisées.
Étape 5 : Exécuter des rapports financiers :
Une façon de déterminer les progrès financiers d’une organisation consiste à examiner les bénéfices réalisés par une entreprise. Une fois que vous avez les soldes des comptes et les données transactionnelles disponibles dans le système, ils doivent être formatés en informations significatives qui peuvent aider les utilisateurs à comprendre l’historique financier et les équiper pour prendre des décisions éclairées. Pour permettre à ces utilisateurs professionnels d’avoir besoin de nombreux types de rapports financiers.
La prochaine étape du processus du grand livre général consiste à générer ces rapports utiles et les rapports les plus courants exécutés à partir du grand livre général sont le registre des transactions et le rapport de balance de vérification. Les ERP sont livrés avec un grand nombre de rapports prédéfinis ainsi qu’avec des outils pour définir des rapports spécifiés par l’utilisateur.
Ci-dessus est le processus générique du grand livre général. Certains systèmes peuvent présenter de légères variations par rapport au processus ci-dessus, mais les concepts sous-jacents restent plus ou moins les mêmes !
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Date de création lundi 30 novembre -0001 Affichages 75551
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